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Una serie para la mejora continua. Parte 1 – Las 5S

Guillermo Díaz Povedano

Introducción

Hemos decidido empezar una serie de artículos que ayuden a pequeñas y medianas empresas, industrias, talleres o instalaciones de cualquier tipo donde sea necesario instaurar sistemas de mejora continua que sean duraderos y que den buenos resultados, rápidos y poco costosos. Iniciaremos este ciclo hablando de las 5S.

5S

Hay muchas instalaciones que por exceso de trabajo, por desconocimiento o simplemente por dejadez, se encuentran en un estado lamentable. Este tipo de situaciones provoca no sólo desorden, sino falta de seguridad, deficiencias en los equipos de producción, contaminación, suciedad y otras situaciones indeseables; todas ellas son situaciones que parece que podemos eliminar pero nunca vemos el momento de hacerlo y es porque en realidad tenemos miedo de atajarlas y eliminarlas para siempre, pero debemos saber hacerlo para que el resultado sea eficiente y duradero.

Donde el caos impera por doquier se provocan situaciones absurdas y peligrosas que en realidad pueden solucionarse con un pequeño esfuerzo y un bajo coste. A veces no es toda la instalación de la empresa la que está afectada por estas deficiencias sino que es uno o varios de sus departamentos, a veces son los talleres, a veces los almacenes, a veces es la unidad de producción, a veces varios de ellos.

Una de esas técnicas o herramientas es con la que empezaremos esta serie de artículos, se trata como ya hemos dicho de las 5S y yo particularmente la considero una herramienta fundamental por su importancia en los casos anteriormente expuestos, más aún si queremos entrar en un proceso de mejora continua.

Las 5S

Antes de empezar este artículo, me gustaría lanzar una reflexión: En muchas empresas (sobre todo en pequeñas empresas tradicionales) se piensa que este tipo de metodologías de mejora son innecesarias, sin embargo esto es un gran error, todos los expertos en industria y estrategia están de acuerdo en que pequeños movimientos causan mejoras gigantescas, y este es el caso, ya que es uno de los métodos más fáciles y económicos de implementar en su empresa y el que causa un impacto más fuerte tanto visual como efectivo.

Pero hay que remangarse y coger el toro por los cuernos, y además lo tienen que hacer entre todos, desde el personal de corbata hasta el señor de la limpieza pasando por todos las personas del departamento e incluso de otros departamentos, si se hace un 5S general, y es que esta estrategia necesita de un compromiso de la dirección para promover sus actividades e involucrarse en ellas.

Le suena alguna de estas expresiones:

Si te suena esto, por favor lee el artículo completo…

Un poco de historia

Los que conocéis mis artículos sabéis que me gusta hacer un poco de historia para situarnos en el porque de las cosas. En este caso es fácil de explicar:

Tras la segunda guerra mundial se produjo una evolución increíble en la venta de productos japoneses a nivel mundial que se debió principalmente a la calidad de los mismos. ¿Cómo pudo ser esto? ¿Cómo una nación que había terminado una guerra como vencida y prácticamente destruida consiguió tal hazaña?, dos cosas influyeron en estos hechos, una, la seriedad y el trabajo abnegado del carácter japonés y la otra, la influencia del pensamiento de W. Edwards Deming, quien les enseño a los japoneses que para el logro de la satisfacción del cliente es necesario la constancia de propósito y el liderazgo para el trabajo en equipo en todos los niveles de la organización.

Sí, efectivamente, hablar de productos japoneses es sinónimo de calidad, y es gracias a su éxito en el Control Total de la Calidad.

¿Y cómo se logra esto? Pues se logra con una educación continua de todos los trabajadores de la empresa y un liderazgo capaz de hacerlos creer y trabajar en esto como un solo ente. Todos, absolutamente todos desde la dirección hasta el último trabajador se marcaron unas metas y las siguieron con constancia, dedicación, organización y disciplina.

Aprender de esto, hacer benchmarking de las técnicas japonesas constituye una excelente oportunidad para la mejora de la calidad y la productividad en las industria Europea y mundial.

Definición del concepto

Dentro de esta filosofía japonesa, existe un concepto que se dio en llamar Lean Manufacturing o Manufactura Esbelta. Esta doctrina, inicio su aplicación en la década de los 50, aunque tardo bastantes años en afinar su formato, originalmente conocida con el nombre Toyota Production System (TPS) agrupa diferentes técnicas para la gerencia de la mejora continua (Kaizen) de la calidad y la productividad en el sitio o puestos de trabajo (Gemba), y en todo el proceso de Monodzukuri (Fabricación).

Entre las técnicas del TPS se encuentran 5S, Just In Time, Kanban, Jidoka, Poka Yoke, Muda, Andon, Mieruka, Mantenimiento Autónomo y Control Visual, Círculos de Controles de Calidad, Herramientas Básicas y Administrativas de la Calidad y Metodología del Ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Acción (PHVA). Estas técnicas son aplicadas no solamente en el sector automovilístico sino también en los diferentes sectores industriales, incluyendo las organizaciones del sector servicio.

Por lo tanto, las 5S forman parte de un sistema Lean Manufacturing y básicamente se trata de una herramienta dirigida a lograr y mantener un entorno de trabajo seguro, limpio, organizado, y visualmente agradable que transmita seguridad y orden. Es un enfoque sistemático para la organización o sea es un enfoque KAIZEN que en japonés significa mejoramiento continuo, Kaizen además involucra a todas las personas tanto gerentes como trabajadores en sus puestos de trabajo, y promueve el sentido de la propiedad y la autodisciplina para mantener y desarrollar las buenas prácticas en tu entorno dentro de tu trabajo diario. Las 5S tienen como fin lograr un mayor orden, eficiencia, y disciplina en el lugar de trabajo (Gemba) y su nombre de 5 S es porque estas «S» derivan de las palabras japonesas Seiri , Seiton, Seiso. Seiketsu y Shitsuke.




Seiri – Clasificar, identificar y eliminar ítems y actividades innecesarias.
Seiton – Ordenar y priorizar.
Seisō – Mantener la limpieza.
Seiketsu – Señalizar y estandarizar.
Shitsuke – Mejora continua.

Comunicación al personal de la decisión de implantar 5S

Si es usted el líder de la empresa y es el que quiere implantar este método, siga los siguientes pasos antes de comenzar con el método:

Pero antes quiero advertirle de que le saldrán detractores que tratarán de justificar que esto es una mala idea y que es mejor seguir como estábamos.

Reticencias a la implementación del sistema

Etapas de las 5S

1º) Seiri – Clasificar, identificar y eliminar materiales y actividades innecesarias

Para implantar las 5S el primer paso es inspeccionar las zonas de trabajo y eliminar los materiales que no son necesarios para la realización del trabajo. Eso incluye absolutamente todo, no vale el «¡por si acaso!» ni el «¡tal vez sirva!», lo que NO sea absolutamente necesario, va fuera. Del mismo modo, se deben analizar las actividades y eliminar de ellas las tareas innecesarias que no producen resultados. De esta forma nos enfocaremos en obtener objetivos, relegando a un segundo plano todo lo superfluo.

Un ejemplo: clasifique las cosas en NECESARIAS e INNECESARIAS siguiendo el siguiente criterio.

Método paso a paso:

Básicamente, vamos a trabajar en 2 tiempos: primero, inventariar y clasificar los elementos del área, y luego “tratar” esos elementos según las categorías que hemos explicado.

  1. Distribución de tareas a nivel del equipo (planificación detallada).
  2. Tomar fotos del área: para ilustrar la situación de partida (el “ANTES”)
  3. Identificar y categorizar los elementos del área: •
    1. Definir una “zona de cuarentena” para “elementos dudosos”.
    2. Recorrer toda el área (Equipo) e identificar, elemento a elemento:
      1. Denominación, cantidad, uso (¿para qué? ¿con que frecuencia? ¿cuantos?), y estado.
      2. Categoría: “Necesario”, “Innecesario”, “Dudoso”.
    3. Identificar con “etiquetas rojas”  los “innecesarios” y “dudosos” (referenciar)
    4. Ir completando los “listados de materiales (necesarios, innecesarios y dudosos)” correspondientes.
    5. Llevar a la zona de cuarentena los “dudosos”.
Paso a paso

En esta parte puedes ahondar todo lo que quiera, generar inventarios, crear almacenes para determinados objetos etc. Pero lo más importante es que busque y elimine todo lo innecesario. No olvide mirar en:

2º) Seiton – Ordenar y priorizar

Una vez eliminados los materiales y tareas innecesarios, hay que ordenar lo que necesitemos para trabajar. Cada herramienta, materia prima, etc., debe tener un lugar asignado y único. Haciendo esto se consigue evitar la pérdida o extravío de material y ahorrar tiempos muertos buscando cosas que utilizamos frecuentemente. Del mismo modo, aplicando esta forma de pensar a las actividades repetitivas, conviene tener un flujograma de cada proceso importante con el orden óptimo de las tareas, evitando olvidos y que se queden cosas sin hacer.

En cuanto a la priorización, los materiales y herramientas más utilizadas deben estar al alcance del operario, dejando en los lugares menos accesibles los materiales menos usados. Para ello se puede usar el Análisis ABC.

Método paso a paso del paso Seiton:

Se trata en definitiva de aplicar el principio de “un lugar para cada cosa (necesaria), y cada cosa en su lugar”, buscando además el equilibrio entre la eficacia de las tareas  y el bienestar del trabajador (salud, seguridad, satisfacción).

Siguiendo con el procedimiento típico, básicamente, debemos trabajar en 2 tiempos:

  1. Distribución de tareas a nivel del equipo (planificación detallada) y configuración de formatos.
  2. En base a la relación final de elementos necesarios, estudiar y definir la “mejor ubicación” para cada elemento.
    1. Definiremos para cada elemento su lugar y su soporte/continente.
    2. Trabajar in-situ, utilizar si procede y según la dificultad un “mapa 5S”.
    3. Poner en común las resoluciones y validar.
    4. Mover ya todo lo que puede ser ubicado.
    5. Probar si las ubicaciones son las idóneas.
    6. Completar el “diario de acciones” en consecuencia

Para finalizar con la etapa Seiton, completaremos las acciones anterior, con algo no menos importante:

  1. La identificación de los elementos en su lugar:
    1. Señalización vertical y horizontal.
    2. Contornos de elementos. Contorno de áreas (peatonales, pasillos para carretillas, etc.).
    3. Códigos de color (por área, por tipo de zona, de actividad asociada, etc.).
  2. Trabajaremos a nivel del elemento  y de su lugar.
  3. Trabajar in-situ también ; aprovechar (si se creó) el “mapa 5S”.
  4. Integrar los aspectos de seguridad, revisar la señalización de seguridad o implementar si no estaba creada.
  5. Definir / consensuar los estándares de identificación (colores, señalización, etc.).
  6. Poner en común y validar.

3º) Seisō – Mantener la limpieza.

Adicionalmente a lo realizado anteriormente, Seisō habla de limpiar y mantener la limpieza en los lugares de trabajo. Para ello se recomienda fijar tareas de limpieza periódicas que consigan que la zonas queden despejadas y solamente con los materiales necesarios para realizar las tareas, sin ningún otro tipo de material que pueda entorpecer las actividades.

Esta etapa se trata básicamente de:

Desarrollo paso a paso del paso Seiso:

Básicamente debemos proceder en 2 fases

  1. Distribución de tareas a nivel de equipo (planificación detallada). Formatos.
  2. Establecer las condiciones básicas del área
    1. Identificar las fuentes de suciedad; definir mejoras para eliminar o reducirlas.
    2. Revisar y/o determinar las zonas y tareas de limpieza e inspección.
    3. Detectar los puntos de acceso difícil, definir mejoras para eliminarlos.
    4. Detectar los ajustes necesarios (desperfectos: retoque de pintura, limpieza más profunda, etc.).
    5. Trabajar in-situ; utilizar (si procede, según dificultad) el “mapa 5S”.
    6. Poner en común  y validar.
    7. Implementar YA todo lo que puede ser implementado!
  3. Documentar las tareas de “limpieza-inspección”, en función de la etapas anterior
    1. Detallar:
      1. tareas,
      2. periodicidades,
      3. responsables,
      4. duraciones,
      5. materiales y herramientas, etc.
      6. aspectos de seguridad relacionados con esas tareas.
  4. Definir la señalización a emplear para los puntos de inspección y limpieza y la lista de puntos a identificar y el formato de las gamas y hojas de registro.
  5. Identificar y preparar las herramientas de limpieza necesarias (= acciones complementarias de 1ª y 2ª etapa de las 5S).
  6. Crear gamas formales, usando “gestión visual” (check-lists, SOP/OPL, registros y señalización definida asociada en el área de trabajo),
  7. Llevar a cabo la lista de acciones establecida. Seguimiento. Actualizar “diario”.
  8. Cuando se estima que se han completada todas las acciones planteadas, auditar el nivel de realización o completar la “validación de cambio de etapa”.
  9. Corregir deficiencias (acciones pendientes) y/o cerrar la 3ª etapa.
  10. Tomar fotos del área, para ilustrar la situación de fin de 3ª etapa.
  11. Comunicar resultados.

4º) Seiketsu – Señalizar y estandarizar.

En este paso se debe concretar y fijar cómo se deben hacer las cosas. A partir de lo aprendido en los pasos anteriores, analizando los procesos, cuáles son los materiales necesarios, cuál es el orden de las actividades optimo, cómo se pueden simplificar las tareas y cuáles se pueden eliminar sin afectar al resultado, etc… a partir de todo esto se puede hacer un manual de “buenas prácticas”, o una guía simplificada con el diagrama de las actividades clave. Una vez establecida la mejor forma de hacer las cosas, deberá quedar fijada para que todos los trabajadores implicados en ese proceso la conozcan y la sigan.

Para este paso de estandarización es bueno reunir al grupos de trabajo con el personal implicado, conocer su opinión y sugerencias para así poder fijar la forma ideal de realizar cada proceso. A partir de ahí se debe documentar, además se pueden repartir guías, colocar posters con los flujogramas simplificados y principios de cultura de seguridad, señalizar zonas y materiales para facilitar su identificación, usar poka-yoke…

Implantación paso a paso:

Se trata de consolidar los pasos anteriores, revisando y completando los estándares que se han ido generando hasta ahora, de tal manera que:

La justificación de esta cuarta etapa Seiketsu se basa en que la mayor parte de la mejora logradas no se sostienen en el tiempo por falta de estandares formalizados.

La estandarización es la “cuña” que evita la vuelta atrás.

Es necesario formalizar lo definido (de forma clara, concisa y precisa) para evitar interpretaciones y debates estériles, para alinear a todo el mundo en la misma dirección. Cualquier estándar (bien definido y concebido) es un elemento de base que facilita la formación e integración en un equipo / zona de trabajo de cualquiera persona (en particular si es nueva, o procede de otra área).

Método detallado:

  1. Distribución de tareas a nivel del equipo (planificación detallada). Formatos.
  2. Revisar y completar los estándares:
    1. Estándares visuales: 
      1. Ubicaciones y referencias de todos los elementos del área;
      2. Señalización de los puntos de limpieza e inspección, y de la seguridad.
      3. En esta etapa, hay que procurar “rematar” lo que pueda estar pendiente todavía (p.ej: pintar contornos definidos provisionalmente con cinta adhesiva, fijar definitivamente carteles, etc.). •
    2. Estándares escritos:
      1. Gamas
      2. Check-list/registros de limpieza
      3. Inspección básica.
      4. En esta etapa, hacer hincapié en la validación de la eficacia de las tareas planteadas.
    3. Mapa 5S: si procede, revisar o crear; ese “plano” es un medio interesante para describir de forma visual y rápida la distribución estándar de los elementos del área (sobre todo para los elementos móviles:
      1. Se representa típicamente la situación de “reposo” de los objetos, a mantener cuando no se está trabajando).
      2. Poner en común y validar.
      3. Actualizar el “diario de acciones”.
  3. Llevar a cabo la lista de acciones establecida. Seguimiento. Actualizar “diario”.
  4. Cuando se estima que se han completada todas las acciones planteadas, auditar el nivel de realización, completar la “validación de cambio de etapa”.
  5. Corregir deficiencias (acciones pendientes) y/o cerrar la 4ª etapa.
  6. FORMAR A TODO EL PERSONAL SOBRE LOS ESTÁNDARES DEFINIDOS (ORDEN-LIMPIEZA-INSPECCIÓN), QUE DEBEN DE ESTAR DESDE AHORA DISPONIBLES Y VISIBLES EN EL ÁREA DE TRABAJO.  ¡ES LA NORMA PARA TODOS A PARTIR DE YA!
  7. Tomar fotos del área, para ilustrar la situación de fin de 4ª etapa. Comunicar resultados.

5º) Shitsuke – Mejora continua

Por último queda asumir y usar la filosofía de mejora continua, basada en el conocido ciclo PDCA (Planificar -> Hacer -> Controlar -> Actuar) que dice que “dado que nada es perfecto, siempre queda margen para mejorar”. Debemos estar abiertos a los cambios y realizar periódicamente evaluaciones del estado actual de cada proceso clave para encontrar posibles deficiencias y subsanarlas, y también para buscar posibles áreas de mejora donde poder optimizar las actividades para conseguir mejores resultados.

Por resumir esta última etapa podemos decir que los objetivos del Shitsuke son:

Y es que es relativamente fácil lograr mejoras significativas aplicando 5S, pero es más fácil todavía que ese avance se pierda rápidamente por falta de rigor y disciplina a la hora de aplicar e incluso seguir mejorando en el tiempo los estándares definidos. La disciplina requerida para evitar eso depende fundamentalmente de la voluntad de la gente, de su actitud, tanto a nivel de operario como de supervisión.

Sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen su práctica:

Como realizar esta etapa paso a paso:

  1. Como siempre lo primero es distribución de tareas a nivel del equipo (planificación detallada). Formatos.
  2. Definir la auditoría:
    1. Definir el contenido, puntos clave a auditar según los estándares definidos en las fases anteriores.
    2. Definir el formato a emplear para realizar y gestionar: tipo check-list + calendario de auditorías.
  3. Definir el proceso de auditoría:
    1. Definir como se debe llevar a cabo: periodicidad, responsable, duración, publicación de resultados (“mejor equipo 5S del mes”, ranking, etc.).
    2. Definir como deben tratarse las “no-conformidades” observadas.
    3. Poner en común y validar. Actualizar el “diario de acciones”.
  4. Llevar a cabo la lista de acciones establecida. Seguimiento. Actualizar “diario”.
  5. Cuando se estima que se han completada todas las acciones planteadas, auditar el nivel de realización o completar la “validación de cambio de etapa”.
  6. Corregir deficiencias (acciones pendientes) y/o cerrar la 5ª etapa.
  7. FORMAR AL PERSONAL IMPLICADO SOBRE EL ESTÁNDAR DEFINIDO. ¡ PROGRAMAR LA PRIMERA AUDITORÍA!
  8. Si hubiera algún cambio, tomar fotos del área, para ilustrar la situación de fin de 5ª etapa y del taller 5S (“DESPUÉS”).
  9. Comunicar resultados. ¡FELICITAR EL EQUIPO!

Factores claves del éxito en las 5S

Como resumen y para finalizar trataré de esbozar los factores claves del éxito en la implementación de una estrategia como las 5S que acabamos de explicar.

Espero que este artículo le haya gustado, iremos generando artículos como este que puedan introducirle a las acciones KAIZEN.

Si necesita formación más ampliada o que le implantemos el sistema 5S en su empresa o en un sector de la misma, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Bibliografía

ISHIKAWA, KAORU. Introducción al control de calidad. Editorial Díaz de Santos, España 1989

MASAAKI, IMAI, Como implementar un Kaizen en el sitio de trabajo, McGraw Hill, México 1988

DORBESSAN, Ing. José Ricardo Las 5S herramienta del cambio, Editorial Universitaria de la U.T.N. (2006)

Guillermo Díaz Povedano

Director de Terotecnic Ingeniería, S.L.
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