Muchos clientes y amigos me han preguntado en ocasiones por la norma ISO 55000 porque, a pesar de que lleva publicada desde 2014, parece que sigue siendo la gran desconocida. Intentaremos en este artículo explicar qué es y cómo nos puede ayudar en nuestro día a día en las plantas industriales.
Introducción
Para empezar, podemos decir sin temor a equivocarnos que esta norma es hija directa de la norma PAS 55; el éxito obtenido con la aplicación de esta última norma del Estándar Británico para la gerencia óptima de los activos físicos provocó que la Organización Internacional de Estándares la utilizara como base para establecer el primer Estándar Internacional de Gerencia de Activos.
¿Y qué fue o es la norma PAS 55? ¿Y por qué tanta fama e importancia?
Según explicaba entonces el portal The Woodhouse Partnership:
“BSI PAS 55 ha sido una historia de éxito internacional desde el año 2004, reconocida cada vez más como una piedra fundamental de las buenas prácticas en el ciclo de duración de vida útil total, y en la gerencia optimizada de los activos físicos. Ha sido recibida como una definición objetiva y esencial de lo que se requiere para demostrar competencia, establecer prioridades de mejora y lograr más y mejores conexiones transparentes entre los planes estratégicos organizacionales, el trabajo diario real y las realidades de los activos.”
— The Woodhouse Partnership
Los logros de la PAS 55 dieron como resultado desde el principio que tuviera una rápida aceptación en los principales sectores industriales de todo el mundo, convirtiéndose en un estándar de referencia sumamente valioso para las organizaciones, tras demostrar con creces ser una excelente metodología para mejorar el desempeño de los activos, amén de generar un dramático impacto financiero en las empresas y corporaciones que lo adoptaron. Por eso no es de extrañar que más tarde o más temprano se convirtiera en una norma de impacto internacional y con todas las bendiciones ISO.
Gestión de activos
Como es sabido, la gestión de activos comprende el conjunto de actividades que una organización pone en práctica para lograr de ellos los mejores resultados. Se trata de gestionarlos con un balance entre costes, riesgos y desempeño organizacional y funcional para la obtención de los mejores beneficios posibles para la empresa y para los propios activos.
Para lograr este cometido no basta con gestionar los activos como mejor sepamos, por mucho cariño que le pongamos a esa tarea. Se requiere la inclusión de toda la empresa en esta política: la organización debe tener o procurarse una sólida cultura empresarial y un verdadero liderazgo, en donde términos propios de las ciencias sociales como sensibilización y comunicación saltan a la arena del quehacer industrial como parte de los soportes necesarios para lograr el cambio de cultura organizacional que requiere la implantación de la norma ISO 55000, bajo la premisa (y la promesa) de mejorar dramáticamente las utilidades de la empresa que la aplique. En última instancia, son las personas, el recurso humano, quienes podrán hacer posible la aplicación y sostenibilidad en el tiempo de cualquier norma de calidad que se implemente, incluida esta.
En definitiva, y por intentar resumir esta definición, la gestión de activos es una disciplina que asegura que se gestiona todo el ciclo de vida de los activos físicos de una organización con el fin de maximizar su valor, utilizando un enfoque basado en el riesgo. Para lograrlo, la gestión de activos debe coordinar las actividades financieras, operacionales, de mantenimiento, de riesgo y demás actividades relacionadas con los activos de una organización. La serie de normas internacionales ISO 55000 se enfoca, como veremos, en dar estructura a una mejor gestión de los activos físicos e intangibles de la empresa.
¿Qué organizaciones son las idóneas para implementar esta norma ISO?
Todas las organizaciones con uso intensivo de activos, ya sean públicas o privadas, con activos tangibles o intangibles, pueden beneficiarse de esta norma. Los ejemplos más típicos son:
- Sectores de infraestructura e industriales
- Producción de energía, tratamiento y distribución
- Aguas de consumo y aguas residuales, tratamiento y distribución
- Telecomunicaciones
- Ferrocarriles y tránsito urbano
- Servicios públicos orientados a la infraestructura
- Aeropuertos
- Hospitales
- Carreteras
- Todos los sectores económicos donde los organismos estatales regulan producción y servicios
- Industrias de uso intensivo de capital y compañías de gran valor añadido
- Mineras
- Petroquímicas
- Manufactureras
- Organizaciones de servicios
- Software
- Consultoría
- Servicios profesionales
Un gráfico muy interesante para identificar y clasificar el concepto de activos y su función es el que presentamos a continuación:
¿Qué abarca la gestión de activos?
La gestión de activos abarca diseño, desarrollo, gestión de contratos, adquisición, cadena de suministros, operaciones, mantenimiento, relaciones públicas, servicios de clientes, recursos humanos, riesgos, control documental y datos, salud, seguridad y ambiente, asuntos legales, financieros, etc. El sistema de gestión de activos desarrolla una relación de colaboración y compromiso entre todas estas disciplinas, por lo que exige políticas globales que sean acatadas y bien recibidas por toda la organización.
Grupo de normas 55000
El 15 de enero de 2014 el Comité Técnico ISO TC 251 concluyó su trabajo y fue publicado el grupo de normas ISO 55000 para la gestión de activos. El esquema es similar al de las normas de gestión de calidad (ISO 9000, 9001 y 9004).
En este caso la distribución de la norma ha sido:
- ISO 55000:2014 Asset management – Overview, principles and terminology (Gestión de activos – Visión general, principios y terminología). Responde a la pregunta ¿POR QUÉ?
- ISO 55001:2014 Asset management – Management systems – Requirements (Gestión de activos – Sistemas de gestión – Requerimientos). Responde a la pregunta ¿QUÉ?
- ISO 55002:2014 Asset management – Management systems – Guidelines for the application of ISO 55001 (Gestión de activos – Sistemas de gestión – Guías para la aplicación de la norma ISO 55001). Responde a la pregunta ¿CÓMO?
Este estándar y todos los otros estándares ISO para sistemas de gestión cumplen a su vez con la guía ISO 72:2001, Guía y justificación para el desarrollo de estándares de sistemas de gestión (MSS, Management System Standards). Esta guía delinea los elementos comunes de las políticas, el planeamiento, la implementación, la operación, la evaluación del desempeño, la mejora y la revisión por la dirección de todas las que se desarrollan con ella, y también establece que los sistemas de gestión deben ser desarrollados bajo la metodología de la mejora continua PHVA:
- Planear
- Hacer
- Verificar
- Actuar
Como ya hemos dicho, esta norma ISO se basa en los 28 elementos incluidos en la PAS 55 partes 1 y 2. La ISO 55001:2014 especifica los requisitos para un sistema de gestión de activos dentro del contexto de la organización. Este estándar tiene el propósito de ser usado para gestionar activos físicos, pero puede ser aplicado a otro tipo de activos. La ISO 55000:2014 es la norma que define la terminología que se empleará en esta serie de normas e incluye el siguiente gráfico, que muestra la relación entre los términos clave:
Lo que más destaca en la serie de normas ISO 55000 es que, para la gestión de activos por parte de la organización en cuanto a la valorización, la mantención y el desecho de los activos, marca las pautas “la gestión del riesgo”. Recordemos que la norma para la gestión del riesgo es la ISO 31000:2018 (Gestión del Riesgo – Principios y Guías), que proporciona los principios y guías genéricas para la gestión del riesgo y que además se completa con la norma ISO Guide 73:2018, que es el vocabulario necesario para su correcta aplicación. Ambas pueden ser una guía útil para aquellas empresas que, además de la 55000, quieran enfatizar más o necesiten un enfoque más formal del riesgo, aunque su utilización no es obligatoria en relación con la ISO 55000.
Entre los conceptos más relevantes de la norma podemos definir los siguientes:
- Activos: objeto o entidad que tiene valor real o potencial para la organización.
- Cartera o portfolio de activos: conjunto de activos que se encuentran dentro del alcance de la gestión de activos.
- Sistema de activos: conjunto de activos que interactúan o que están relacionados.
- Tipo de activos: grupo de activos que tienen características comunes que lo distinguen como un grupo o una clase.
- Activo crítico: activo que tiene potencial para impactar significativamente en el logro de los objetivos de la organización.
- Vida del activo: periodo desde la creación del activo hasta el fin de su vida.
- Ciclo de vida: etapas de la gestión de un activo. Dependen del activo, del sector industrial y de la sociedad. Las más ordinarias son:
- Necesidad: la empresa necesita un activo que cumpla con una función en un tiempo determinado.
- Diseño: la ingeniería diseña dicho activo.
- Construcción: se construye el activo.
- Comisionamiento: se comisiona el activo y se monta.
- Operación y mantenimiento: el activo opera en su lugar cumpliendo con su misión y se mantiene para que siga haciéndolo.
- Desincorporación: el activo llega al final de su vida útil y se desinstala y se recicla.
- Gestión de activos: actividad coordinada de una organización para obtener valor a partir de los activos. El término “actividad” tiene un significado amplio y puede incluir enfoque, planificación, los planes y su aplicación, etc. Por tanto, la gestión de activos implicará normalmente:
- Balance de costes
- Análisis de riesgos
- Oportunidades
- Beneficios de desempeño
- Plan estratégico de gestión de activos: gestión documental que especifica de qué manera los objetivos organizacionales se convierten en objetivos de gestión de activos. Esto incluye:
- Visión
- Misión y valores
- Políticas del negocio
- Requerimientos de las partes interesadas
- Manejo de las metas y los riesgos
- Plan de gestión de activos: información documental que especifica las actividades, los recursos y los plazos de ejecución requeridos para que un activo, un sistema o un grupo de activos logren los objetivos de la gestión de activos de la organización. Este plan debe incluir:
- Las acciones
- Responsabilidades
- Recursos
- Escala de tiempos
- Sistema de gestión: conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.
- Sistema de gestión de activos: conjunto de elementos de una organización interrelacionados y que actúan entre sí para establecer las políticas de gestión de activos, los objetivos de gestión de activos y los procesos necesarios para lograr dichos objetivos.
- Política de gestión de activos: requerimientos obligatorios, principios e intenciones legales y estructura para el control de la gestión de activos.
- Estrategia de gestión de activos: dirección a largo plazo, sostenible y optimizada, para la gestión de activos.
- Objetivos de la gestión de activos: resultados específicos y medibles de los activos, sistemas de activos y sistemas de gestión de activos.
- Acción preventiva: acción para prevenir o eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
- Acción predictiva: acción para monitorizar la condición de un activo y predecir la necesidad de una acción preventiva o correctiva.
- Acción correctiva: acción para eliminar la causa de una no conformidad y prevenir su recurrencia.
- Nivel de servicio: parámetros o combinación de parámetros que reflejan resultados sociales, políticos, ambientales y económicos que produce la organización, como por ejemplo:
- Seguridad
- Satisfacción del cliente
- Calidad
- Cantidad
- Capacidad
- Confiabilidad
- Capacidad de respuesta
- Aceptabilidad industrial
- Costes
- Disponibilidad
La norma está diseñada y creada para que la utilicen:
- Aquellos involucrados en establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de activos.
- Aquellos involucrados en desarrollar actividades de gestión de activos y prestadores de servicios.
- Las partes internas y externas que evalúan la capacidad de la organización para cumplir con los objetivos legales, regulatorios y contractuales y con los requisitos propios de la organización.
A continuación sintetizamos los requerimientos generales de un sistema de gestión de activos basados en la ISO 55000-01-02:
- Contexto de la organización: comprender la organización y su contexto; comprender las necesidades y expectativas de los accionistas; determinar el alcance del sistema de gestión de activos; el sistema de gestión de activos.
- Liderazgo: liderazgo y compromiso; políticas; roles organizacionales, responsabilidades y autoridades.
- Planeación: acciones para atender riesgos y oportunidades para el sistema de gestión de activos; objetivos del sistema de gestión de activos y planes para conseguirlos; objetivos de gestión de activos y planificación para la gestión de activos.
- Soporte: recursos; competencias; sensibilización; comunicación; requerimientos de información; documentación de información; creación y actualización; control de la información documentada.
- Operación: planeación y control de la operación; gestión del cambio; tercerización.
- Evaluación de desempeño: monitoreo, medición, análisis y evaluación; auditoría interna; revisión de la gerencia.
- Mejora: no conformidades y acciones correctivas; acciones preventivas; mejora continua.
Aun con lo completa que es la ISO 55000, no debemos olvidar que es una norma para la gestión de activos físicos, y no una norma para la gestión del mantenimiento ni para la confiabilidad, aunque juega un papel importantísimo para su gestión y puesta en servicio. Concretamente, el anexo “A” (informativo) de la ISO 55001 lista actividades de gestión de activos entre las cuales encontramos muchas indicaciones referidas a la gestión de activos y de su mantenimiento, como por ejemplo:
- El monitoreo de la condición
- El coste de ciclo de vida
- Los ensayos no destructivos
Y otras muchas cosas con las que sí estamos muy familiarizados quienes nos dedicamos al mantenimiento industrial.
Si lo que estamos buscando es una norma hecha, pensada y bien estructurada para la gestión del mantenimiento, entonces debemos ver y analizar la EN 16646 (la desarrollamos en un artículo aparte), que es una norma europea aprobada en diciembre de 2014. La EN 16646 fue montada por la CEN tomando como referencia otras 10 normas europeas existentes, todas ellas relacionadas con la gestión de la confiabilidad, la logística, la terminología de mantenimiento, el RCM, los indicadores, la mantenibilidad durante el diseño y desarrollo, la obsolescencia, etc.
Certificación de la ISO 55000: herramientas para su auditoría
Está claro que los beneficios de la certificación en esta norma son tan importantes que merece la pena someterse al chequeo para conseguirla. Pero ¿qué herramientas podemos utilizar para realizar el GAP análisis?
Hasta hace muy poco, las empresas que ya usaban la PAS 55 estaban acostumbradas a trabajar con la herramienta Assessment Methodology (PAM), utilizada para encontrar las deficiencias en la aplicación de la PAS 55. La versión actual de la herramienta PAM fue lanzada en 2008 como parte de las herramientas del IAM, junto con la PAS 55:2008 y el marco de competencias de 2008.
Aunque la ISO 55001 reemplazará efectivamente a la PAS 55, algunas organizaciones pueden desear seguir aplicando los 28 requerimientos de la PAS 55 y, por lo tanto, quizás piensen que deben conservar la herramienta PAM. Pero no: ahora PAM necesita evolucionar hacia una herramienta que no solo pueda evaluar la PAS 55, sino también la ISO 55001 y los 39 temas de la gestión de activos de la misma.
La Self-Assessment Methodology (SAM) es la nueva herramienta para valorar la situación de la empresa ante la certificación de la ISO 55001. Contiene una mezcla de experiencia multisectorial global y sólidos conocimientos sobre la gestión de activos, tanto para los propietarios de los activos como para las perspectivas de la consultoría, y es muy similar a su antecesora. La herramienta SAM ha sido diseñada para ser aplicable a todos los sectores industriales y libre de cualquier sesgo comercial. Con ella, las organizaciones pueden evaluar sus capacidades frente a los requisitos tanto de la ISO 55001 como de la PAS 55, y sirve como complemento para lograr la certificación de cualquiera de ellas.
La SAM está alineada con los 39 temas de la gestión de activos descritos en el Anatomy de la figura siguiente. Las organizaciones serán capaces de evaluar sus capacidades frente a los 39 temas de la gestión de activos, con sus definiciones y con características desarrolladas en el framework de gestión de competencias.
La herramienta SAM ha sido diseñada para ser tan fácil de usar como la PAM que todos conocíamos. Se acompaña de nuevas directrices que definen la forma de aplicar con coherencia la norma ISO 55001/2. En ella no solo se conservan las 121 preguntas y respuestas originales del modelo diseñado para cubrir los requisitos de la PAS 55, sino que también incluye 125 nuevas preguntas y respuestas para cubrir los requisitos de la ISO 55001, incluyendo interdependencias y vínculos. La herramienta también incluye mejoras en la navegación de la hoja de cálculo y la opción de incluir varios entrevistados.
Espero que este artículo, aunque extenso, haya aclarado las partes más interesantes y aplicables del grupo de normas ISO 55000, cumpliendo con mi humilde expectativa de dar una pincelada a aquellos que estén interesados en poner en movimiento su aplicación o en trabajar en ella.
Referencias
- Grupo de normas ISO 55000.
- MOUBRAY, John. Reliability Centered Maintenance. Second Edition. Industrial Press Inc., 1997.
- PÉREZ, Carlos Mario. Confiabilidad y evolución del mantenimiento. Soporte y Cía., 2007.
- PÉREZ, Carlos Mario. Gestión Integral de Activos (GIA). Soporte y Cía., 2008.
- PETERSON, S. Bradley. Developing an Asset Management Strategy. Strategic Asset Management Inc., 2002.
- ARMY, Dave. The SAMI Asset Healthcare Triangle Series: Stage 1. Strategic Asset Management Inc.
- PETERSON, S. Bradley. Designing the Best Maintenance Organization. Strategic Asset Management Inc.
- PETERSON, S. Bradley. Creating an Asset Healthcare Program. Strategic Asset Management Inc.
- IAM. PAS 55-2:2008. The Institute of Asset Management.
- LUIS FELIPE SEXTO. Publicaciones varias sobre ISO 55000 y PAS 55.
- AMENDOLA. ISO 55000 ha sido publicada: claves para su entendimiento.
Artículos propios publicados en la revista Predictiva21 acerca de la terotecnología, la PAS 55 y la norma ISO 55000: