Introducción
En otros artículos hablamos de la norma PAS 55 y de cómo en ella se definía un activo como la planta, maquinaria o equipo que tiene un valor específico para la compañía. Después vimos que la norma ISO 55000 amplía esa definición: un activo es todo elemento, cosa o entidad tangible o intangible que tiene valor real o potencial para la organización. La familia ISO 55000 está concebida para englobar a todos los activos de la empresa, incluidos los no físicos, y no específicamente a la parte que llamamos mantenimiento. Por eso no entra a especificar qué tratamiento hay que darle a los activos físicos desde el punto de vista del departamento de mantenimiento.
Ese es el motivo por el que hay que recurrir a la norma europea EN 16646, que nos baja al terreno de juego real de la gestión de activos físicos: sirve como marco para las actividades y procesos de mantenimiento, y para la gestión de las diferentes fases del ciclo de vida de los activos.
La omisión de una referencia explícita a la gestión del mantenimiento y la confiabilidad es quizás uno de los aspectos que más frena la implementación e interpretación de la norma ISO 55001. Esto genera confusión en muchas empresas a la hora de certificarse, ya que la norma habla de crear valor para la empresa desde el mantenimiento, pero el mantenimiento no se considera explícitamente en el cuerpo de la norma, aunque sí hay referencias al tema en su bibliografía. Todo apunta a que la EN 16646 se pensó precisamente como el complemento de ese apartado de la gestión de activos físicos.
En cualquier caso, es necesario aplicar estas normas, si no oficialmente, sí conceptualmente, porque los procesos de mantenimiento como parte de la gestión de activos físicos se están convirtiendo en una parte esencial de las organizaciones. Cada vez es mayor la presión por mejorar el valor que el mantenimiento aporta al negocio; cada vez se cuida más cómo resolver el envejecimiento de los sistemas de activos físicos para prolongar su vida útil; y, por otro lado, el entorno de decisión es cada vez más complicado e incierto, lo que deja demasiado abierta la posibilidad de una gestión verdaderamente reglada.
¿Y todo esto por qué? Muy simple: porque se pueden obtener grandes beneficios con una buena gestión de activos físicos. Algunos ejemplos:
- Decisiones más acertadas con miras a largo plazo que ayudan a prolongar el ciclo de vida de los activos físicos.
- Orientación de las operaciones de mantenimiento alineadas con las estrategias de la empresa, que mejoran ambas partes.
- Planificación del mantenimiento e integración de su inversión con la inversión estratégica de la empresa.
- Posición mejorada de la función de mantenimiento entre las demás funciones de la empresa.
- Utilización sostenible del capital y del riesgo.
- Mejoras en la evaluación del rendimiento y el control.
- Mejoras en la reputación de la empresa en cuanto a calidad de los productos y cuidado del medio ambiente.
En este sentido, la norma europea EN 16646 presenta la gestión de activos físicos como un marco para las actividades de mantenimiento. También introduce la relación entre el plan estratégico de la empresa y el sistema de gestión del mantenimiento, y describe las interrelaciones entre los procesos de mantenimiento y todos los demás procesos de gestión de activos físicos. Aborda el papel e importancia del mantenimiento dentro del sistema de gestión de activos físicos durante todo su ciclo de vida y refuerza todo el marco de interrelación.
La norma EN 16646:2014
La norma EN 16646 se ocupa de establecer el rol del mantenimiento dentro de la empresa en relación con la gestión de activos físicos, buscando alinearse y dar sentido a ese rol interpretando la familia de normas internacionales de requisitos para la gestión de activos ISO 55000:2014.
El siguiente gráfico engloba todas las normas que afectan, alimentan o se relacionan con la gestión de activos físicos que requiere el mantenimiento.
No hay que agobiarse: no es necesario leerlas, interpretarlas ni certificarse en todas ellas. La norma europea EN 16646:2014 es voluntaria y no es certificable a nivel internacional, a diferencia de lo que ocurre con la ISO 55001.
La novedad de la EN 16646 consiste en una guía y una serie de recomendaciones sobre el establecimiento de un sistema de mantenimiento dentro de la gestión de activos físicos, apoyándose en la concurrencia de otras trece normas europeas relacionadas con el Mantenimiento Centrado en Confiabilidad, la fiabilidad, la obsolescencia, la mantenibilidad, el coste del ciclo de vida, los indicadores clave de desempeño, el soporte logístico y todo lo referente a los parámetros de un análisis RAMS.
Muchas de las empresas que implementan y certifican la norma ISO 55000 para sus clientes entran a la organización desde el departamento de ingeniería, que en la mayoría de los casos no percibe esta diferencia, porque lo que realmente busca es la gestión de activos físicos tangibles, y no esa otra parte más abstracta que, desde mi punto de vista, dibuja la norma 55000, la cual no dice nada concreto acerca del mantenimiento de los activos físicos salvo por sus anexos.
Sin embargo, el valor tangible al que se refiere la EN 16646 sí queda claro, y se explica desde lo que la propia norma llama Necesidades de la Organización:
- Adquirir o crear activos físicos apropiados a los objetivos y actividad de la organización.
- Operar los activos para optimizar el valor creado para la organización.
- Mantener los activos para optimizar el valor creado con la operación para la organización.
- Modernizar los activos para obtener mayor valor durante su ciclo de vida total.
- Retirar o dar de baja los activos cuando finaliza su vida útil.
- Contar con procesos de soporte eficaces (humano, informativo, logístico).
El “valor” es lo que diferencia, en esta norma, un activo tangible de uno intangible.
Recapitulemos: la propia norma, en su enunciado de objetivos y campo de aplicación, dice:
Esta norma europea presenta la gestión de activos físicos como un marco para las actividades de mantenimiento. También introduce la relación entre el plan estratégico de la organización y el sistema de gestión del mantenimiento y describe las interrelaciones entre los procesos de mantenimiento y todos los otros procesos de gestión de activos físicos. Aborda el papel e importancia del mantenimiento dentro del sistema de gestión de activos físicos durante todo el ciclo de vida de un bien.
Esta norma europea puede aplicarse para organizaciones de producción de todos los tamaños. Sin embargo, si existen normas específicas para una aplicación o sector de la industria particular, también deberían considerarse esos documentos.
Esta norma europea contiene consejos y recomendaciones y no se pretende que sea utilizada con fines de certificación, de reglamentación o de contratación.
— Norma EN 16646, 1. Objeto y campo de aplicación
La propia norma también indica que, para su aplicación, conviene tener a mano la norma EN 13306 sobre terminología del mantenimiento, la norma EN 60300-3-3 sobre gestión de la confiabilidad y, por supuesto, la familia de normas ISO 55000.
Repasemos qué dicen estas tres normas respecto al mantenimiento y su gestión:
- La norma europea EN 13306, relativa a la terminología del mantenimiento (a la que remite la EN 16646), define la gestión del mantenimiento como: “Todas las actividades de la gestión que determinan los objetivos, las estrategias y las responsabilidades del mantenimiento y la implantación de dichas actividades por medios tales como la planificación del mantenimiento, el control del mismo y la mejora de las actividades de mantenimiento y las económicas.” Precisamente a esto es a lo que trata de dar respuesta la EN 16646.
- La norma EN 60300, sobre gestión de la confiabilidad, dice: “Los objetivos del mantenimiento son las metas asignadas y aceptadas para las actividades de mantenimiento como: la disponibilidad, la optimización de costos, la calidad del servicio, la protección del medio ambiente y la seguridad. Las políticas de mantenimiento son un enfoque general para la provisión del mantenimiento y de la logística del mantenimiento, basado en los objetivos y en las políticas de los propietarios, usuarios y clientes.” Esto coincide también con parte de los requisitos y los KPIs que busca la EN 16646.
- Y, por último, está la familia de normas ISO 55000 sobre gestión de activos, ya comentada en un artículo anterior.
La norma EN 16646 pretende guiar al mantenimiento en su gestión de activos para que estos aporten valor a la empresa, y para ello marca un camino y determina una serie de indicadores clave de desempeño (KPIs). Estos KPIs pueden utilizarse con fines internos al evaluar el desempeño de la gestión de activos físicos y de las funciones de mantenimiento. La determinación de requisitos críticos sobre los activos físicos proporciona un marco y una base para formular y planificar la estrategia de activos, y los planes de gestión de activos pueden derivarse directamente de estos requisitos y controlarse a través de los KPIs.
Tan pronto como se han marcado la estrategia sobre los activos físicos y los planes de gestión de activos, ya tenemos marcada la dirección de la gestión del mantenimiento.
Implementación de la norma EN 16646
Aspectos esenciales
La norma europea UNE-EN 16646 plantea un entorno de gestión de las actividades de mantenimiento totalmente alineado con la estrategia de la organización y con los demás procesos contemplados en la gestión de sus activos físicos, enfatizando la importante contribución de una buena gestión del mantenimiento en la generación de valor a partir de los activos físicos. La norma da por hecho que el sistema de gestión del mantenimiento es una parte esencial del sistema de gestión de activos físicos, y que el mantenimiento de un activo debería tenerse muy en cuenta a la hora de adquirirlo, diseñarlo o explotarlo para conseguir valor para la empresa.
Así mismo, la norma estructura el proceso de mantenimiento de forma acorde con un esquema de mejora continua, contemplando los siguientes subprocesos:
- Establecimiento de objetivos y estrategias de mantenimiento.
- Planificación de las actividades de mantenimiento.
- Gestión y desarrollo de recursos.
- Ejecución de actividades de mantenimiento.
- Seguimiento y mejora continua.
En relación con la contribución del proceso de mantenimiento a la gestión de los activos físicos, se señalan los siguientes aspectos, que como podrá comprobar son los típicos a tener en cuenta en un análisis RAMS:
- Aportación a los niveles de fiabilidad, mantenibilidad, disponibilidad y seguridad de los activos físicos.
- Determinación del coste del ciclo de vida de los activos, en el que el coste de mantenimiento tiene un peso específico notable.
- El impacto de las estrategias de mantenimiento (preventivo frente a correctivo) sobre los activos físicos y su rendimiento operativo.
- El impacto de las estrategias y actividades de mantenimiento sobre la política, estrategia y planes de gestión de activos, en aspectos como la capacitación requerida de los mantenedores, la externalización de actividades, los requerimientos de repuestos y materiales, etc.
Un aspecto muy relevante que considera la norma es la monitorización del desempeño de los activos físicos, con el fin de evitar la carencia de una visión holística de la empresa. Para ello, la norma indica que se implementará un cuadro de indicadores de desempeño específicos, y a título de ejemplo señala los siguientes:
- Rendimiento o eficiencia de los activos físicos.
- Criticidad de los activos.
- Eficacia de los activos físicos. A este respecto, se menciona el OEE (Overall Equipment Effectiveness) como producto de la disponibilidad, el ratio de desempeño y el ratio de calidad.
- El coste total de confiabilidad (definido como la suma del coste de indisponibilidad, el coste de sustitución, el coste de mantenimiento y las pérdidas durante el ciclo de vida del activo).
- El coste total del ciclo de vida del activo.
Niveles de activos
Para la implementación de la norma es esencial determinar la jerarquía de los activos en los siguientes tipos de sistemas:
- Activo físico individual: un bien físico que tiene un valor potencial o actual para una organización.
- Sistema de activos físicos: un grupo de activos interconectados (de uno o más tipos) que trabajan juntos y que puede registrarse como un activo en sí mismo.
- Cartera de activos físicos: la agrupación de varios sistemas de activos físicos, que posibilita un enfoque holístico para lograr los objetivos de la organización.
Procesos de gestión de activos físicos y su ciclo de vida
Todos los procesos de gestión de activos físicos se organizan para satisfacer las necesidades de la organización. Por eso es muy importante estudiar minuciosamente todo el ciclo de vida de los activos físicos, de forma que su valor no genere pérdidas en ningún momento. Podríamos decir que el ciclo de vida de un activo físico es el período de creación de valor de ese activo para su empresa, e incluye los requerimientos de identificación, creación o adquisición, utilización, mantenimiento, modernización y retirada.
Estos son los procesos principales:
- La adquisición de activos físicos apropiados que cumplan con los requerimientos de la organización. Es una parte difícil porque es necesario conocer cuál es el equipo que mejor cumple con los objetivos de producción y con un valor adecuado.
- La operación de los activos físicos de forma que se optimice el valor creado para la organización durante toda su vida útil. Los activos deben operar siempre dentro de los parámetros constructivos para optimizar su valor creado y conservar su vida útil.
- El mantenimiento aplicado a los activos con el fin de optimizar el valor creado para la organización. Las estrategias de mantenimiento, las técnicas y los planes estarán vinculados totalmente a generar confiabilidad en los equipos y a alargar su vida útil, incluso por encima de su valor real.
- La modernización (mejora) de los activos para obtener un mayor valor a lo largo de su ciclo de vida global. La modernización y la reingeniería aplicadas a los activos físicos generan valor adecuándolos a los nuevos requerimientos de producción, pero siempre conservando el valor de su vida útil de partida.
- Puesta fuera de servicio y/o retirada de los activos cuando se alcanza el fin de su vida útil. La retirada del activo físico se dará en el momento en que el nivel de inversión requerido sea más alto que el coste de la ineficiencia.
Responsabilidades de la gestión del mantenimiento
Para finalizar, hablemos de las responsabilidades de la gestión del mantenimiento. El departamento de mantenimiento tiene, entre otras, las siguientes:
- Evaluar continuamente los objetivos de mantenimiento y los modos de funcionamiento de los equipos, y modificarlos cuando sea necesario.
- Devolver información acerca de las no conformidades de los activos físicos: soluciones tecnológicas, estados de funcionamiento de los equipos, etc.
- Devolver información acerca de la utilización eficaz de los activos físicos en todas las etapas del ciclo de vida.
En próximos artículos hablaremos más extensamente de otras normas necesarias para la aplicación de la ISO 55000, o simplemente para aclarar conceptos relacionados con la gestión del mantenimiento, entre ellas la IEC 60300-3-10 sobre mantenibilidad, la UNE-EN 62402 sobre gestión de la obsolescencia, la UNE-EN 13306 sobre terminología del mantenimiento, la UNE-EN 60706 sobre requisitos y verificación de mantenibilidad, la norma noruega Z-008 sobre mantenimiento basado en riesgo, la EN 15341 sobre indicadores clave de rendimiento del mantenimiento y la EN 15628 sobre cualificación del personal de mantenimiento. Conocer este mapa normativo, aunque sea de forma conceptual, es lo que permite dar el salto de gestionar el mantenimiento por intuición a gestionarlo con un marco de referencia sólido y alineado con la estrategia de la empresa.